Em Portugal, é obrigatório emitir todas as faturas e documentos fiscais através de software de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT).
Um programa certificado é aquele que cumpre os requisitos técnicos definidos na Portaria n.º 363/2010↗ e no artigo 123.º do Código do IRC, devendo constar na lista oficial de programas certificados↗ publicada Autoridade Tributária.
Programa de faturação certificado – o que é?
Um software de faturação certificado é um programa informático para emitir faturas (ou documentos equivalentes) e que cumpre certos requisitos legais definidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) em Portugal.
Para ser “certificado”, o programa tem de ser previamente aprovado pela AT, seguindo normas de segurança, integridade da informação fiscal, auditoria, entre outras. Garantindo a inviolabilidade da informação inicialmente registada e permitindo que apenas os programas que respeitem tais requisitos possam ser utilizados.
Quais são os requisitos legais / técnicas que definem a certificação
Para que um programa de faturação possa ser certificado, tem de cumprir vários requisitos legais e técnicos. Eis os principais:
| Requisito | O que exige |
|---|---|
| Exportar o ficheiro segundo o modelo da Portaria n.º 321-A/2007 (SAF-T (PT)) | O programa deve permitir gerar o SAF-T (PT), com os dados fiscais exigidos. |
| Inviolabilidade / segurança da informação | Identificação do registo de cada fatura/documento equivalente com cifra assimétrica, chave privada do produtor; controlo de acesso por utilizador; impedir alterações não registadas. |
| Autenticação de utilizadores | Cada utilizador do software deve autenticar-se (com login, senha ou outro método) para garantir quem emitiu o documento. |
| Transparência de alterações/documentos fiscais | Qualquer alteração posterior à emissão (se for permitida) deve gerar evidência (logs) do que foi alterado, por quem, etc. |
Para serem válidas, as faturas certificadas têm de incluir:
- Identificação da sua empresa: nome, firma ou denominação social; morada fiscal; identificação fiscal.
- Identificação do seu cliente: nome, firma ou denominação social e morada (obrigatório para sujeitos passivos de IVA); identificação fiscal;
- Informação detalhada dos bens ou serviços faturados: denominação; quantidade; preço; taxas aplicadas etc.
- Código ATCUD – identificador único que garante a rastreabilidade e QR-code
Sem estes elementos, a fatura é considerada inválida e não conforme, o que pode resultar em multas e/ou auditorias da AT ou problemas na dedução de IVA ou despesas
Quem está obrigado a usar software de faturação certificado
Não são todos os negócios que têm de usar um software certificado — há critérios de obrigatoriedade:
- Se tem contabilidade organizada ou optou por ela, está obrigado.
- Se o volume de negócios no ano anterior excedeu determinado valor (por exemplo, €50.000) também pode aplicar-se a obrigação.
- Se emitir um número grande de faturas, ou usar programa informático de faturação em vez de emitir manualmente ou documentos pré-impressos.
Esta obrigação aplica-se à maioria das micro e pequenas empresas, incluindo comércio, restauração e prestação de serviços.
O objetivo é evitar manipulação de faturas e garantir que todos os documentos são comunicados corretamente à Autoridade Tributária através do ficheiro SAF-T (PT).
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