Existem vários tipos de softwares de faturação certificados, consoante necessidades da empresa, grau de complexidade, interface (online, local, POS, etc.). Aqui ficam alguns exemplos de categorias:

• Instalados localmente, no computador da empresa (ex.: soluções para lojas, restauração, armazéns);
• Baseados na cloud (online), usados através de um navegador/browser;
• Integrados com terminais POS (ponto de venda), para comércio ou restauração, com integração de caixa, impressão rápida, terminais etc.
• Softwares especializados para setores (ex: clínicas, restaurantes, comércio com grande diversidade de produtos) com módulos específicos.

Independentemente da forma, o programa deve permitir exportar o ficheiro SAF-T, atribuir códigos ATCUD às faturas. saiba mais

Como escolher um bom software de faturação certificado

Para decidir qual usar, aqui vão uns critérios práticos:

• Confirme se está na lista oficial de programas certificados pela AT aqui ↗.
• Verifique se as funcionalidades que precisa (ex: POS, gestão de stock, multi-utilizador, compatibilidades de dispositivos) estão incluídas.
• Procure se há bom suporte / atualização legal (para acompanhar as mudanças na legislação).
• Que tipo de custo vai ter (licenças, subscrições, manutenção).
• Simplicidade de usar, interface clara, possibilidade de exportar dados, backups, etc.

Sabe mais

Programa de instalação local vs online

Numa altura em que as soluções em cloud são amplamente promovidas como o futuro da tecnologia, é importante avaliar de forma ponderada como esses argumentos se aplicam ao contexto da faturação.

Tanto as soluções online como as de instalação local apresentam vantagens concretas — a escolha mais adequada dependerá sempre das necessidades e da estrutura de cada empresa.

Vantagens do software de faturação online

• Acesso em qualquer lugar – Permite aceder à aplicação e emitir faturas a partir de qualquer dispositivo com ligação à internet, ideal para equipas que trabalham em mobilidade ou entre diferentes locais.
• Atualizações automáticas – O software é atualizado pelo fornecedor, sem necessidade de intervenção técnica do utilizador, garantindo que a aplicação está sempre em conformidade com as exigências legais e fiscais.
• Cópias de segurança automáticas – Os dados são geralmente guardados em servidores seguros e replicados, reduzindo o risco de perda de informação por falha de hardware local.
• Integração com outros serviços online – Facilita a comunicação com plataformas externas, como sistemas de e-commerce, bancos ou aplicações de contabilidade.
• Menor necessidade de manutenção interna – O fornecedor é responsável pela infraestrutura e pela disponibilidade do serviço, libertando a empresa dessa preocupação.

Vantagens do software de instalação local

• Controlo total sobre dados e software – Toda a informação permanece no equipamento da empresa, sem depender de serviços externos ou de ligações à internet.
• Desempenho superior – A execução local é normalmente mais rápida, uma vantagem especialmente relevante em sistemas POS, onde a agilidade no atendimento é essencial.
• Funcionamento offline – Permite faturar mesmo sem ligação à internet, o que pode ser determinante em zonas com cobertura instável.
• Privacidade e confidencialidade – Ideal para empresas que valorizam manter internamente dados sensíveis ou restritos.
• Custos previsíveis – O investimento é geralmente inicial e não depende do espaço ocupado em servidores remotos ou de aumentos futuros de armazenamento.
• Independência de fornecedores de alojamento – A gestão da infraestrutura é interna, eliminando a dependência de terceiros.
• Ligação a equipamentos periféricos – Maior facilidade, na instalação local, em ligar com periféricos (impressoras, balanças, máquinas automáticas de trocos…)

Em resumo

O software online destaca-se pela mobilidade, simplicidade de gestão e integração com outros serviços.
Já o software de instalação local oferece controlo, estabilidade e desempenho, sendo muitas vezes preferido por quem privilegia a segurança e o funcionamento offline.

Mais do que procurar “a melhor opção”, o essencial é avaliar qual das soluções melhor se adapta ao modo de funcionamento e às prioridades de cada empresa.

Um software certificado deve permitir:

• Emissão de faturas, recibos e notas de crédito com numeração legal;
• Geração do SAF-T (PT) e envio para a Autoridade Tributária;
• Identificação da série de faturação e do ATCUD;
• Registo de clientes e produtos/serviços;
• Gestão de taxas de IVA, descontos e isenções conforme o CIVA↗;
• Cumprimento das regras de arquivo e conservação digital das faturas.

Funcionalidades comuns do software de faturação

Além de emitir faturas, os programas de faturação frequentemente têm funcionalidades extra importantes para tornar o dia-a-dia mais fácil. Aqui vão as mais comuns:

Funcionalidade	Benefício prático
Emissão de diferentes tipos de documentos (faturas, faturas-recibo, notas de crédito ou débito, guias de transporte, etc.)	Permite adaptar-se a várias situações de negócio.
Exportação do ficheiro SAF-T (PT) para auditoria / fiscalização ou contabilidade	Cumprir obrigações fiscais / entregar dados em formato exigido. Sabe mais
QR Code nos documentos fiscalmente relevantes	Ajuda na autenticação visual e facilita verificações. Sabe mais
ATCUD — código único do documento	Garante identificação única. Saiba mais
Mecanismos de segurança (autenticação, controlo de acessos, log de auditoria)	Segurança de quem usou, quando, e impedimento de fraude.
Compatibilidade com dispositivos móveis / dispositivos POS ou impressoras de talão	Para quem está em loja, restauração, ou venda no terreno.
Gestão de stocks, clientes, fornecedores	Poupa tempo, menos erros e melhor controlo do negócio.
Personalização de documentos (logo, layout, recursos gráficos)	Faz com que as faturas pareçam mais profissionais e adaptadas à marca.
Relatórios fiscais, listagens de documentos emitidos, pendentes, analisados, etc.	Ajuda no controlo, preparação para contabilidade, tomadas de decisão.

O SAF–T  é um ficheiro obrigatório que contém toda a informação fiscal relevante de uma empresa, como faturas emitidas, clientes, produtos, impostos e documentos de contabilidade.

A sigla vem de Standard Audit File for Tax Purposes — um formato normalizado criado para facilitar a inspeção e comunicação de dados à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

Em Portugal, este formato é definido e regulado pela própria AT, e é usado para garantir que todas as empresas comunicam os seus dados de faturação de forma segura, transparente e uniforme.

O documento SAF–T é um ficheiro em formato Standard Audit File for Tax, um padrão internacional utilizado para o intercâmbio de informação contabilística e fiscal. O ficheiro SAF–T de contabilidade tem como objetivo facilitar a declaração da Informação Comercial Simplificada / Declaração Anual de Informação Contabilística e Tributária através de meios eletrónicos.

O seu software de faturação deve registar a informação para gerar o ficheiro de contabilidade eletrónica em formato SAF–T. Esta declaração, mensal ou anual, deve incluir as listagens de artigos, clientes e fornecedores, regimes de IVA, movimentos contabilísticos e o plano contabilístico e posteriormente ser capaz de enviá-lo para a AT.

Porque é obrigatório o SAF-T (PT)

Todas as empresas que utilizam um programa de faturação certificado são obrigadas a gerar e enviar mensalmente o ficheiro SAF-T (PT) à Autoridade Tributária.
Este envio serve para que a AT possa verificar as faturas emitidas e assegurar que todos os impostos (IVA, IRC, etc.) são devidamente declarados.

O ficheiro é submetido através do Portal e-Fatura↗ até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão das faturas.

O que contém o ficheiro SAF-T (PT)

O ficheiro SAF-T (PT) é gerado automaticamente pelo programa de faturação e inclui:

• Dados de identificação da empresa (NIF, morada, CAE);
• Lista de clientes e fornecedores;
• Documentos de faturação (faturas, notas de crédito, recibos, etc.);
• Impostos aplicados (taxas de IVA e motivos de isenção);
• Totais de vendas e compras;
• Séries de faturação e respetivos ATCUD.

O Código ATCUD (código único de documento) é um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada. O ATCUD, é uma medida obrigatória introduzida pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02 ↗ e mais tarde regulamentados pela Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto↗.

Antes de iniciar o processo de faturação, os sujeitos passivos devem comunicar à Autoridade Tributária (AT), por via eletrónica, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas, por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado. Por cada série documental, a AT atribui um código, que deve integrar o código único de documento.

O que é e como funciona o ATCUD (código único do documento)?

Devem constar na comunicação a efetuar à AT:

• o identificador da série do documento;
• o tipo de documento;
• o início da numeração sequencial a utilizar na série;
• a data prevista de início da utilização da série para a qual é solicitado o código de validação.

O ATCUD assume o formato “ATCUD:CódigodeValidação–NúmeroSequencial”, sendo composto pela união dos seguintes elementos, separados pelo caractere “–“:

• código de validação da série, a atribuir pela AT, composto por uma cadeia de, no mínimo, 8 caracteres;
• número sequencial do documento dentro da série. No caso dos programas informáticos de faturação, o número sequencial é a sequência de caracteres numéricos que se encontra imediatamente a seguir à barra (/).

O ATCUD deve constar obrigatoriamente, e em perfeita legibilidade, em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por programas informáticos de faturação, outros meios eletrónicos (como máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas) e em documentos pré-impressos em tipografia autorizada. Em documentos com mais do que uma página, o ATCUD deve constar em todas elas e, quando aplicável, imediatamente acima do QR code.

Resulta da concatenação do código de validação atribuído à série com o n.º sequencial do documento dentro dessa série.

Em suma

Antes de iniciar o processo de faturação, os sujeitos passivos devem comunicar à Autoridade Tributária (AT), por via eletrónica, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas, por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado. Por cada série documental, a AT atribui um código, que deve integrar o código único de documento.

Saiba tudo sobre ATCUD na secção de FAQs do portal das finanças aqui ↗.

O objetivo com a impressão do QR code nas faturas é simplificar a comunicação de faturas ao fisco por parte de pessoas singulares e sem número de contribuinte, para determinação das respetivas despesas dedutíveis em IRS e em simultâneo combater a evasão fiscal.

Benefícios da implamentação do QR code nas faturas

Atualmente, pedir faturas com número de identificação fiscal (nif) é uma forma de obter alguns benefícios fiscais com as despesas de saúde, educação, de restauração ou outras. O QR code nas faturas vai permitir dispensar a identificação com o número de contribuinte, para a obtenção dos benefícios fiscais.

O Qrcode nas faturas e outros documentos fiscais permite ao consumidor comunicar esses documentos à AT com todos os elementos, nomeadamente: nif do emitente e do adquirente, números e data do documento, valores base dos bens e/ou serviços e respectivos valores do IVA.

Comunicar no portal e-fatura fica mais simples através do scanner do QR code dos documentos de compra, mesmo que na altura não tenha dado o nif.

Desta forma, no dia a dia, já não será necessário apresentar o número de contribuinte no momento da compra uma vez que o Q Rcode vai facilitar a introdução das suas faturas no programa e-Fatura automaticamente. 

• Para o sujeito passivo os documentos passam a ser únicos e por isso com maior transparência; a introdução do QR code reduz o tempo necessário ao processo de venda e simplifica transações e aquisições.
• Para o contabilista, o QR code nas faturas reduz o risco de documentos injustificados no portal E-faturas.

App E-fatura das finanças

O código QR impresso nos documentos fiscais pode ser digitalizado pela maioria das câmaras de telemóvel, permitindo aos contribuintes comunicar as faturas no Portal E-fatura mesmo que no momento da emissão não tenham pedido a associação do seu número de Identificação Fiscal. Ao fazer o scanner do Qr code, o contribuinte está a enviar de forma automática a informação para o seu e-fatura.

A App E-fatura das finanças, disponibilizada pela A AT –Autoridade Tributária, permite ler e carregar no e-Fatura todos os seus documentos de compra através da leitura do QR code impresso nas faturas, e sem necessidade de indicar o seu nº de contribuinte, a sua compra fica imediatamente registada no e-Fatura. Faça download da app e-faturas disponível para download nas App stores Android e iOs.

Software de faturação certificado deve garantir a correta geração de um QRcode

Os programas de faturação devem garantir a correta geração de um QR code, que deve constar obrigatoriamente, e em perfeita legibilidade, nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por programas certificados pela AT. Em documentos com mais do que uma página, o QR code pode constar na primeira ou na última página.

Por um lado o processo de aquisição ficará mais simples, por outro, as compras tornar-se-ão mais rápidas e transparentes.

Em Portugal, é obrigatório emitir todas as faturas e documentos fiscais através de software de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT).

Um programa certificado é aquele que cumpre os requisitos técnicos definidos na Portaria n.º 363/2010↗ e no artigo 123.º do Código do IRC, devendo constar na lista oficial de programas certificados↗ publicada Autoridade Tributária.

Programa de faturação certificado – o que é?

Um software de faturação certificado é um programa informático para emitir faturas (ou documentos equivalentes) e que cumpre certos requisitos legais definidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) em Portugal.

Para ser “certificado”, o programa tem de ser previamente aprovado pela AT, seguindo normas de segurança, integridade da informação fiscal, auditoria, entre outras. Garantindo a inviolabilidade da informação inicialmente registada e permitindo que apenas os programas que respeitem tais requisitos possam ser utilizados.

Quais são os requisitos legais / técnicas que definem a certificação

Para que um programa de faturação possa ser certificado, tem de cumprir vários requisitos legais e técnicos. Eis os principais:

Requisito	O que exige
Exportar o ficheiro segundo o modelo da Portaria n.º 321-A/2007 (SAF-T (PT))	O programa deve permitir gerar o SAF-T (PT), com os dados fiscais exigidos.
Inviolabilidade / segurança da informação	Identificação do registo de cada fatura/documento equivalente com cifra assimétrica, chave privada do produtor; controlo de acesso por utilizador; impedir alterações não registadas.
Autenticação de utilizadores	Cada utilizador do software deve autenticar-se (com login, senha ou outro método) para garantir quem emitiu o documento.
Transparência de alterações/documentos fiscais	Qualquer alteração posterior à emissão (se for permitida) deve gerar evidência (logs) do que foi alterado, por quem, etc.

sabe mais↗

Para serem válidas, as faturas certificadas têm de incluir:

• Identificação da sua empresa: nome, firma ou denominação social; morada fiscal; identificação fiscal.
• Identificação do seu cliente: nome, firma ou denominação social e morada (obrigatório para sujeitos passivos de IVA); identificação fiscal;
• Informação detalhada dos bens ou serviços faturados: denominação; quantidade; preço; taxas aplicadas etc.
• Código ATCUD – identificador único que garante a rastreabilidade e QR-code

Sem estes elementos, a fatura é considerada inválida e não conforme, o que pode resultar em multas e/ou auditorias da AT ou problemas na dedução de IVA ou despesas

Quem está obrigado a usar software de faturação certificado

Não são todos os negócios que têm de usar um software certificado — há critérios de obrigatoriedade:

• Se tem contabilidade organizada ou optou por ela, está obrigado.
• Se o volume de negócios no ano anterior excedeu determinado valor (por exemplo, €50.000) também pode aplicar-se a obrigação.
• Se emitir um número grande de faturas, ou usar programa informático de faturação em vez de emitir manualmente ou documentos pré-impressos.

Esta obrigação aplica-se à maioria das micro e pequenas empresas, incluindo comércio, restauração e prestação de serviços.

O objetivo é evitar manipulação de faturas e garantir que todos os documentos são comunicados corretamente à Autoridade Tributária através do ficheiro SAF-T (PT).

Ligações

• Autoridade Tributária e Aduaneira – Programas Certificados ↗
• Legislação aplicável – Portaria n.º 363/2010 ↗

Nem sempre é obrigatório cobrar IVA. Em algumas situações, a lei prevê isenções, ou seja, operações em que não se aplica este imposto. Nesses casos, a fatura deve indicar o motivo de isenção através de um código oficial (ex.: M07, M10, M44…).

Porque existem isenções de IVA?

As isenções existem para:

• Apoiar pequenas empresas e negócios em fase inicial;
• Facilitar certas operações internacionais (exportações, transações intracomunitárias, entrepostos fiscais);
• Abranger setores específicos (saúde, educação, cultura, atividades sociais);
• Evitar dupla tributação em regimes especiais.

Principais motivos de isenção em vigor em 2025

M07 – Atividades isentas por lei
Algumas áreas como saúde, educação, formação, cultura e serviços sociais não cobram IVA (por exemplo, clínicas, centros de explicações, lares).
Ver artigo 9.º do Código do IVA ↗

M10 – Regime de isenção para pequenas empresas
Negócios com volume de vendas até 15.000 € por ano podem estar isentos de IVA. É comum em profissionais independentes e pequenos negócios locais.
Artigo 53 nº1 do CIVA ↗

M30 a M41 – Autoliquidação do IVA
Em certas operações (como serviços de construção ou aquisições intracomunitárias), o vendedor não cobra IVA porque é o cliente quem tem de o declarar.
Artigo 2.º do CIVA↗

Pode consultar aqui a tabela Códigos de motivo de isenção ou não liquidação de IVA ↗.

Se a sua empresa ou atividade se enquadrar num destes casos, pode emitir faturas sem IVA, desde que indique o código correto. É importante confirmar sempre com o contabilista ou junto da Autoridade Tributária qual o motivo aplicável à sua situação.

Quando uma empresa é constituída e inicia a sua atividade, passa a ter um conjunto de obrigações fiscais e contributivas que deve cumprir regularmente.

Entre as principais responsabilidades encontram-se:

• Efetuar os descontos para a Segurança Social, correspondentes às contribuições devidas pelos trabalhadores e pela própria empresa;

• Liquidar os impostos aplicáveis à sua atividade, como o IVA, o IRC e a retenção na fonte de IRS, quando aplicável.

Estas são obrigações legais obrigatórias, cujo incumprimento pode levar à aplicação de coimas ou outras penalizações previstas na lei.

Abaixo apresentamos um resumo simples das principais obrigações fiscais que uma empresa deve cumprir em Portugal.

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1. IRC — Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas

Todas as empresas (sociedades) têm de pagar IRC, o imposto sobre os lucros anuais.

• A declaração principal chama-se Modelo 22 e deve ser entregue todos os anos, normalmente até 31 de maio do ano seguinte a que diz respeito.
• Durante o ano, pode haver pagamentos por conta, consoante o volume de faturação.
• As empresas também devem entregar a IES (Informação Empresarial Simplificada), que reúne dados contabilísticos e fiscais.

sabe mais ↗

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2. IRS — Imposto sobre o Rendimento de Pessos Singulares

Aquando do pagamento dos salários aos seus trabalhadores, as empresas são obrigadas a reter uma percentagem do seu valor de acordo com valores fixados↗ e entregá-lo à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

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3. IVA — Imposto sobre o Valor Acrescentado

O IVA é aplicado sobre as vendas de bens e serviços.

• A maioria das empresas tem de emitir faturas com IVA, salvo em casos de isenção. saiba mais
• A declaração de IVA é feita mensal ou trimestralmente, dependendo do volume de negócios.
• Em Portugal existem três taxas de Imposto sobre Valor Acrescentado (IVA): taxa normal 23%; taxa intermédia 13% e taxa reduzida 6%. Estas taxas são diferentes para as regiões autónomas dos Açores e da Madeira.

saiba mais ↗

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4. Retenções na fonte

As empresas têm de reter impostos sobre certos pagamentos: salários, serviços prestados por profissionais independentes, rendas, etc.
Essas retenções devem ser entregues ao Estado todos os meses, através dos modelos apropriados no Portal das Finanças.

Portal das Finanças — Modelos e Declarações ↗

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5. Contribuições para a Segurança Social

Se a empresa tiver trabalhadores (ou gerentes remunerados), há a obrigação de:

• Inscrever a empresa como entidade empregadora.
• Inscrever os trabalhadores na Segurança Social.
• Pagar mensalmente as contribuições, tanto as da empresa como as descontadas aos trabalhadores.

saiba mais ↗

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6. Obrigações contabilísticas e de faturação

• A maioria das empresas tem de ter contabilidade organizada e um contabilista certificado.
• Devem ser emitidas e guardadas todas as faturas e documentos de compra e venda.
• É obrigatório enviar periodicamente o ficheiro SAF-T (PT) à Autoridade Tributária, com os dados da faturação.

Saiba mais↗

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7. Outros impostos e taxas

Dependendo da atividade e dos bens da empresa, podem aplicar-se outros impostos:

• Imposto do Selo, sobre certas operações financeiras e contratos.
• IMI (Imposto Municipal sobre Imóveis), se a empresa for proprietária de imóveis.
• Taxas municipais ou setoriais, conforme o tipo de negócio (ex.: restauração, alojamento, construção).

saiba mais↗

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Dica: criar um calendário fiscal

Muitas destas obrigações são mensais, trimestrais ou anuais. O ideal é manter um calendário atualizado com as principais datas — ou pedir ajuda ao seu contabilista para garantir que tudo é entregue a tempo.

Pode também consultar o Calendário Fiscal ↗ que reúne prazos e formulários principais.

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Conclusão

Cumprir as obrigações fiscais é parte essencial da gestão de qualquer empresa.
Com as ferramentas digitais hoje disponíveis — ePortugal.gov.pt↗, Portal das Finanças↗, Segurança Social Direta ↗, entre outras — é possível tratar da maioria destas tarefas online e de forma simples.

Mais importante ainda: manter tudo em dia permite à empresa crescer com segurança e credibilidade no mercado.

A faturação é um processo essencial em qualquer negócio. De forma simples, trata-se do ato de emitir faturas: documentos que comprovam a venda de bens ou prestação de serviços entre uma empresa e o seu cliente. Em Portugal, a faturação é uma obrigação legal para todas as empresas e trabalhadores independentes que exerçam atividade económica, sendo também uma parte fundamental da gestão e da contabilidade de qualquer negócio.

O que é uma fatura?

A fatura é um documento fiscal que formaliza uma transação comercial. Deve conter informações obrigatórias como:

• Data de emissão;
• Número da fatura;
• Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
• NIF do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
• Nome ou denominação social do adquirente dos bens ou serviços;
• NIF do adquirente dos bens ou serviços;
• Designação, quantidade e valores dos bens ou serviços incluídos na compra;
• Taxas e valor de IVA liquidado;
• Motivo de isenção da aplicação do imposto (se aplicável).

Cada fatura emitida deve refletir de forma fiel a operação realizada e ser comunicada à Autoridade Tributária (AT), geralmente através de um software de faturação certificado.

Obrigações fiscais das empresas em Portugal

Em Portugal, todas as empresas estão obrigadas a emitir faturas por cada venda ou serviço prestado, mesmo quando o cliente não o solicita. Além disso, devem garantir que:

• Utilizam um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária;
• Enviam mensalmente o ficheiro SAF-T (PT) com o registo das faturas emitidas;
• Arquivam as faturas durante o período legal exigido (10 anos para apuramento de IVA e 12 anos para suportar o IRC);
• Cumpram todas as regras relativas ao IVA e restantes impostos aplicáveis.

saiba mais sobre as obrigações fiscais das empresas em Portugal.

Porque é importante a faturação

A faturação garante transparência nas operações comerciais e permite às empresas manter o controlo financeiro do seu negócio. Além disso, é uma forma de cumprir as obrigações legais e fiscais, evitando coimas e problemas com a Autoridade Tributária.

Hoje em dia, o processo de faturação é cada vez mais simples e digital. Os softwares de faturação permitem emitir faturas de forma rápida, segura e em conformidade com a lei portuguesa — uma solução indispensável para qualquer empresa que queira manter-se organizada e em dia com as suas obrigações fiscais.